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26/05/2021 11h00 - Atualizado em 26/11/2021 18h07

O seu sistema ERP é o coração do seu negócio, e ninguém espera ter que fazer um transplante de coração. No entanto, se o sistema não está atendendo às necessidades da empresa, limita sua flexibilidade ou inibe o atendimento ao cliente, uma substituição é, sim, necessária. 

A substituição do sistema ERP é uma importante decisão de negócios e envolve um grande comprometimento de tempo e recursos, portanto, deve haver uma boa razão para considerá-la. Mas então, como você sabe quando é o momento certo para mudar para um novo sistema de gestão empresarial? 

Por que é importante atualizar seu sistema ERP? 

Infelizmente, não existe uma regra única sobre quando é hora de substituir seu software ERP. Em vez disso, a decisão pela troca dependerá de uma variedade de fatores, incluindo o fornecedor do software, tecnologia, seus processos de negócios e quão bem você manteve o sistema.  

Cada solução é designada para um momento da empresa. Alguns sistemas são projetados para pequenas empresas e empresas em fase de crescimento. A principal diferença serão as limitações de funcionalidade, volume de transações e número de usuários. Embora os sistemas introdutórios sejam ótimos para empresas iniciantes e pequenas, eles geralmente se concentram em apenas uma área de funcionalidade (como contabilidade). 

Devido à sua simplicidade e foco em uma área de operações de negócios, eles exigem treinamento mínimo e têm custos baixos, mas não serão capazes de acomodar os requisitos de um negócio maior. Esses tipos de sistemas carecem de funcionalidade para gerenciar outras áreas do negócio, como gerenciamento de estoque e depósito, e não fornecem recursos para ajudar seu negócio a crescer e se expandir para novos mercados (como comércio eletrônico). 

Sistemas do tipo introdutório como este geralmente também têm limites no número de usuários e no volume de transações. Em vez disso, procure um sistema que permita adicionar recursos extras à medida que seu modelo de negócios muda e você continua a crescer. Mas como saber qual é o momento exato para isso? A seguir, apresentamos alguns sinais de está na hora de trocar seu sistema ERP. 

Sinais de que está na hora de trocar seu sistema ERP 

As maiores pistas de que seu sistema ERP pode estar ficando para trás são: 

1. Você começa a perceber processos ineficientes 

O sistema ERP foi feito para tornar sua empresa mais eficiente. É a definição dele. Se você está percebendo que os processos não são mais tão eficientes quanto antes, é hora de realizar a troca para um sistema que volte a cumprir esta função. 

Processos ineficientes geram custos muitas vezes difíceis de identificar, mas que existem e podem ser altos. Um sistema de gestão empresarial desatualizado gera cada vez mais custos que você não consegue identificar, mais ao mesmo tempo oneram a empresa. Isso acontece, especialmente, devido à perda de produtividade proporcionada por um sistema ineficiente. 

2. Seu negócio precisa de mais do que o o ERP atual oferece 

Quando procurou seu primeiro sistema ERP, você sabia bem o que queria: um software que ajudasse a gerenciar sua pequena empresa. Mas, à medida que ela cresce, novas necessidades surgem — necessidades essas que podem não ser mais cobertas pelo seu sistema atual.  

Se as taxas de manutenção e licença estão crescendo exponencialmente na medida que seu negócio também cresce, isso significa que seu ERP atual não é escalável e, portanto, não é capaz de acompanhar o crescimento da sua empresa. O software ERP deve apoiar e agilizar o crescimento da sua equipe, não atrapalhar ou gerar mais trabalho. 

3. As necessidades do cliente não estão sendo atendidas 

Clientes, fornecedores e parceiros esperam acesso direto aos dados de faturamento, envio e estoque. Eles não querem ligar para ninguém para obter essas informações e você não quer gerar chamadas desnecessárias de atendimento ao cliente. Os sistemas mais antigos não foram projetados para acesso de vários usuários e tendem a ser menos orientados para o serviço ao cliente. 

Essas complexidades estão forçando muitas empresas a repensar a experiência do usuário de seu software. Uma solução de ERP em nuvem pode fornecer acesso instantâneo e em qualquer lugar a informações em tempo real. Se você não estiver fornecendo esse valor comercial, seus concorrentes podem ter uma vantagem sobre você. 

4. Seus funcionários precisam acessar dados de outros locais 

Os líderes de negócios de hoje muitas vezes trabalham com funcionários ou filiais inteiras em locais remotos devido ao teletrabalho ou contratação de empreiteiros externos. Operar com um modelo de negócios que depende de um escritório centralizado simplesmente não é mais prático. A experiência do usuário deve se estender além das paredes da empresa para que a produtividade nunca seja interrompida. 

5. As informações não possuem mobilidade 

Vivemos em um mundo cada dia mais descentralizado, e a pandemia do coronavírus acelerou uma mudança que já estava em movimento: a adoção do teletrabalho. Seu sistema ERP deve acompanhar essa mudança, oferecendo aos seus funcionários a capacidade de trabalhar com ele em qualquer dispositivo, de qualquer lugar.  

Se sua solução não está na nuvem, há grandes chances de você acabar ficando com um sistema legado que não acompanhará a evolução do mercado. Isso também impacta a experiência do usuário (seu funcionário), que não quer ter que lutar para usar uma ferramenta no trabalho, mas sim ter em mãos ferramentas que tornem o trabalho mais fácil.  

6. Você não tem acesso a informações em tempo real 

Se achar informações atualizadas é uma luta para sua pequena empresa, também pode ser o momento de trocar seu ERP. Informações atrasadas retardam o crescimento da sua empresa — isso é especialmente verdade em um mundo em que os dados são o principal guia das decisões de uma empresa.  

Com os recursos de Business Intelligence (BI) disponíveis no ambiente de negócios baseado em dados de hoje, é fundamental agregar o valor da interpretação e curadoria dessas informações. Você precisa saber quais partes de sua empresa estão funcionando e quais não estão — e você precisa saber rápido. Este é um dos principais fatores a serem considerados ao substituir seu ERP. 

7. Seu sistema ERP não está em conformidade com as regulações 

As regras fiscais mudam com certa frequência. Dependendo do setor da sua empresa, elas podem mudar com mais frequência ainda. Se atualizar seu sistema para acompanhar essas alterações está difícil, você pode acabar deixando sua organização em risco de não conformidade, gerando multas e sanções fiscais. Uma solução ERP atualizada, por outro lado, permite que as empresas acompanhem as mudanças nas informações de conformidade. 

Se seu ERP estiver apresentando algum desses sinais, isso indica que é hora certa de substituí-lo. Um ótimo candidato para a substituição de seu sistema ERP é o SAP Business One. Para a implementação de soluções SAP Business One adequadas à realidade da empresa, considere um parceiro com experiência em guiar as empresas nessa transição. 

Ficou interessado? Aproveite o momento e entenda como é calculado o custo do SAP Business One para sua empresa e esteja preparado para sua migração!