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05/05/2021 10h09 - Atualizado em 05/05/2021 10h09

1. Introdução  

Muito se fala atualmente sobre transformação digital. E embora as discussões estejam avançadas, a aplicação da tecnologia para otimizar os processos de negócio não está. Um dos grandes motivos para isso é a falta de entendimento sobre o que a transformação digital significa para a empresa. Enquanto muitos gestores entendem que investir em tecnologia é necessário, muitas vezes eles não sabem como fazê-lo ou por onde começar.  

A transformação digital não significa apenas comprar nova tecnologia — ela está intimamente ligada a uma mudança na forma como um negócio é gerenciado. Em outras palavras, não é a tecnologia que está no centro da transformação digital — uma vez que ela está em constante evolução —, mas sim o que essa tecnologia permite que as pessoas façam.  

Em um modelo ideal, a transformação digital usa os três pilares básicos da tecnologia atual (a nuvem, dispositivos móveis e dados) para:    

  • Capacitar funcionários;  
  • Envolver os clientes;  
  • Otimizar as operações;  
  • Transformar produtos ou serviços.  

Além de manter sua empresa competitiva, a transformação digital é a chave para manter funcionários e clientes engajados. Mas como fazer isso na sua organização? É exatamente este o objetivo deste material: te mostrar as dicas básicas de como começar a transformação digital na sua empresa e conquistar esses objetivos.  

Aqui, deixaremos de lado a teoria para te apresentar passos práticos de como utilizar a tecnologia pode ser tornar uma ferramenta para tornar seus processos de negócios mais eficientes. Você entenderá a importância de alinhar os objetivos estratégicos da organização, como digitalizar fluxos de trabalho, fazer o mapeamento de processos, migrar dados legados, conseguir apoio e determinar métricas que o permitam medir como sua transformação está caminhando!  

Acompanhe conosco e boa leitura!  

2. Iniciando a transformação digital: um passo a passo completo  

A definição de transformação digital é ampla, o que significa que a transformação de cada empresa terá uma cara diferente da outra. Veja a definição do Gartner:  

 

"A transformação digital pode se referir a qualquer coisa, desde a modernização da TI (por exemplo, adoção da computação em nuvem) até a otimização digital, até a invenção de novos modelos de negócios digitais."  

Ou seja, a transformação digital é tudo que sua empresa faz em direção a um negócio que usa a tecnologia para ser mais eficiente ou para fornecer produtos modernos e digitais. E isso é diferente para cada modelo de negócios.  

Com isso em mente, as dicas abaixo foram compiladas de forma a reunir o que de mais básico sua organização precisa para caminhar em direção à digitalização. Você verá, por meio dessas dicas iniciais, que este é um processo complexo mas que, seguindo elas, é possível de ser alcançado.   

Continue lendo e veja nossas dicas!  

2.1. Compreenda os objetivos da sua estratégia de negócios 

A tecnologia é só uma ferramenta; o objetivo final é fazer com a empresa seja mais eficiente através da tecnologia. Para isso, o primeiro passo é entender onde a empresa quer chegar e quais são suas metas e estratégias de negócios.  

Esclarecer sua estratégia de negócios requer colaboração entre todas as partes interessadas, incluindo funcionários, fornecedores e clientes. Durante essas discussões, procure entender como se dá a jornada do cliente quando compra da empresa. Melhorar essa jornada para que ela seja a melhor possível é a grande chave para o sucesso.  

Por isso, articule claramente seus objetivos. Antes de saber como ir a algum lugar é preciso identificar onde você quer chegar. Você deseja criar novos modelos de negócios ou gerar novas receitas usando tecnologias digitais? Ou quer somente tornar os processos existentes mais eficientes?  

Essas discussões o ajudarão a alcançar o alinhamento. Em última análise, os executivos e a gerência devem estar alinhados em torno de quais mudanças são necessárias para melhorar a vantagem competitiva da organização.  

2.2. Digitalize e padronize seus fluxos de trabalho diários  

A transformação digital não funciona no manual. Ela só terá sucesso se você integrar a digitalização em seus fluxos de trabalho diários. Mude o foco dos seus processos para as pessoas que lidam com eles. Seus processos devem estar focados nas necessidades e expectativas das partes interessadas, e o primeiro elo delas são seus funcionários.  

Os funcionários da maioria das organizações trabalham em silos e têm maneiras diferentes de executar processos semelhantes. Isso cria duplicação de esforços e dificulta a coleta e análise de dados. O pensamento isolado afeta toda a organização e o cliente externo.  

Faça a si mesmo algumas perguntas: como espero que uma solução CRM melhore a eficácia dos meus vendedores? Como um ERP deve ajudar meu departamento de finanças a priorizar as faturas certas? Como posso automatizar etapas repetitivas de processos para dar aos meus funcionários tempo para se concentrarem em tarefas que agregam valor?  

Uma última dica: não tente "abraçar" todos os seus sistemas e processos de uma vez. Selecione o processo e o caso de uso que você deseja enfrentar primeiro, implemente a tecnologia, coloque seus KPIs no caminho certo e, em seguida, espalhe a tecnologia por todo o cenário do processo.  

2.3. Faça o gerenciamento de processos  

O gerenciamento de processos de negócios revela continuamente oportunidades de melhoria e oportunidades de acesso a dados de qualidade. O objetivo é sustentar uma organização saudável, inovadora, enxuta e ágil.  

O mapeamento de seus processos permite identificar pontos problemáticos e documentar requisitos para orientar sua seleção de tecnologia. Isso te ajudará a priorizar as mudanças do processo com base na importância estratégica e na complexidade do processo.  

Ao fazer o mapeamento, existem duas abordagens possíveis de gerenciamento de processos de negócios: mapeamento da cadeia de valor de cima para baixo e mapeamento do fluxo de valor de baixo para cima:    

  • A abordagem em fases de cima para baixo utiliza as melhores práticas e técnicas de reengenharia de processos de negócios para quebrar silos funcionais e fornecer compreensão do processo de ponta a ponta. Esta abordagem simplifica os processos identificando os processos prioritários (cima) e as atividades de baixo valor que o compõe;  
  • A abordagem de melhoria de processos de negócios de baixo para cima utiliza técnicas de Manufatura Enxuta (Lean Manufacturing) para remodelar atividades e fluxos de trabalho de baixo valor para que sejam priorizados, definidos e otimizados.  

2.4. Faça a migração dos dados legados  

Sem dados de qualidade, a tecnologia não pode agregar valor à sua organização. É por isso que a migração de dados é um componente essencial da transformação digital.  

No entanto, a migração de dados é complexa. A maioria dos dados legados não está pronta para novos sistemas. Os dados geralmente estão espalhados por várias fontes com várias estruturas e formatos. Para reduzir essa complexidade, você deve documentar e estabelecer uma estratégia de dados o mais cedo possível.  

A migração de dados bem-sucedida envolve limpar os dados para eliminar duplicações e padronizar formatos para que os dados históricos possam ser reaproveitados nos novos sistemas. Isso permitirá que sua empresa se prepare para o uso do Big Data e da análise de dados, que servirão de direcionamento para as decisões de negócios daqui em diante.  

2.5. Consiga o buy-in dos executivos e funcionários  

A inovação digital pode ser difícil de vender para a alta administração, especialmente em empresas com uma abordagem muito conservadora do ponto de vista financeiro e desconfiança geral em relação a investimentos modernos.   

Mas, como o C-Suite desempenha um papel central na definição da cultura e das metas da empresa, é crucial colocá-los no ritmo e garantir que tenham o conhecimento necessário para compreender os benefícios imediatos e de longo prazo da digitalização. Depois de vendidos, eles podem ser um aliado poderoso na comunicação do papel da transformação digital na definição e alcance das metas organizacionais.  

Mas não negligencie sua equipe de linha de frente! Assim como seu CIO e outros diretores fornecem inspiração e liderança, os membros de sua equipe e gerenciamento fornecem o trabalho diário na linha de frente do negócio. Obter a adesão de todos os membros da equipe é essencial, porque eles são as pessoas que usarão o novo software, aplicativos móveis e outras ferramentas digitais que impulsionam a transformação que você busca.  

Sua equipe também pode ser uma fonte inestimável de feedback, melhorando a tomada de decisões à medida que você ajusta seus esforços de implementação para garantir que todos tenham acesso, informações e compreensão completa de suas obrigações dentro do novo sistema.  

2.6. Escolha os fornecedores certos  

Com qualquer iniciativa de transformação digital, os parceiros de tecnologia que você escolhe são muito mais do que fornecedores, especialmente se a transformação que seu projeto suporta for ampla e profunda. A curva de aprendizado para passar de fluxos de trabalho analógicos de papel e caneta para processos automatizados construídos em torno da melhoria contínua pode ser significativa.  

É por isso que é importante escolher fornecedores de tecnologia que também possam dar à sua equipe e equipe de TI o treinamento e o suporte de que precisam para enfrentar a transformação digital com sucesso.  

Os fornecedores de tecnologia também podem oferecer insights de sua própria experiência para ajudar a guiá-lo conforme você define as metas, o cronograma e o escopo do seu projeto, tornando-se assim parceiros no sucesso compartilhado.  

No meio de seus esforços de transformação, sua equipe de TI está trabalhando muito para preparar sua infraestrutura para todas as mudanças. Os fornecedores certos garantirão que seus dados sejam portados corretamente, observarão o possível tempo de inatividade durante sua mudança para um data center na nuvem e prepararão sua empresa para transições.  

Priorize o sucesso da transformação fazendo parceria com um fornecedor que o mantém conectado ao longo do caminho. Aquele que responde às suas perguntas e trabalha para alcançar os objetivos da sua empresa.  

2.7. Estabeleça métricas para medir o sucesso  

Talvez uma das etapas mais desafiadoras na implementação de uma estratégia de transformação digital viável seja definir métricas de sucesso. Defina metas viáveis ​​e mensuráveis ​​para sua transformação. Olhando de volta para seus pontos fracos, e objetivos da empresa, o que você deseja de uma transformação?  

Os KPIs variam de organização para organização, dependendo de suas ambições digitais. Os indicadores de sucesso podem incluir a adoção do usuário, análises e feedback de clientes, taxa de conversão de novos clientes, rotatividade, velocidade de implementação de novas tecnologias, taxas de conclusão, valor da marca etc.  

Como você define e mede o retorno sobre seus investimentos digitais depende de você, o o mais importante é que você tenha padrões em vigor para medir o ROI.  

3. ERP: a base para a digitalização da sua empresa  

Construir uma empresa cognitiva — que pode responder imediatamente e de forma inteligente a fluxos de dados em tempo real — requer agilidade em todo a estrutura da organização. Para muitos, essa estrutura é o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP, Enterprise Resource Planning), que conecta todas as operações, desde vendas e gerenciamento de clientes, até estoque e finanças.  

O software ERP permite uma visão unificada de várias operações de negócios e facilita o trabalho remoto. Isso significa que as empresas podem economizar tempo e esforço e, ao mesmo tempo, estar prontamente disponíveis a qualquer momento, sem precisar ficar estacionadas em um só lugar.  

A consolidação de dados, que antes era considerada uma tarefa alucinante, é hoje em dia uma tarefa óbvia para a maioria das empresas devido ao ERP. Além disso, tecnologias emergentes como Inteligência Artificial (IA), Aprendizado de Máquina e Big Data podem ser integradas a um ERP moderno.  

Portanto, o ERP alavanca as organizações com uma visão panorâmica de suas operações e aborda prontamente as lacunas, se houver. Esses recursos potenciais do sistema ERP colocarão, perfeitamente, qualquer organização na jornada da transformação digital.  

Para saber mais sobre como ERP e a transformação digital da sua empresa devem caminhar juntos, entre em contato com a H&CO Technology Brasil e converse conosco!