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26/04/2021 13h00 - Atualizado em 05/05/2021 12h07

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O que é e como funciona um sistema ERP?  

Traduzido do inglês, Enterprise Resource Planning (ERP) significa “planejamento dos recursos da empresa”. Trata-se de um sistema de gestão empresarial integrado que permite que muitos processos e tarefas sejam gerenciados e automatizados, integrando todas as áreas do negócio como logística, manufatura, finanças, recursos humanos, vendas, compras entre outros. Aliás, um dos maiores problemas dos gestores é conseguir reunir tantos dados de maneira fácil e organizada.  

Com o ERP é possível organizar informações sobre todo o negócio, permitindo uma visão ampla e clara dos dados. A ferramenta também permite automatizar processos das áreas de forma sincronizada e facilitar a distribuição dessas informações para todos os colaboradores envolvidos.   

Desta maneira, é possível evitar duplicidade de dados, facilitar a busca por informações, além de melhorar a produtividade. Os gestores também conseguem ter uma tomada de decisão mais coerente e assertiva, pois todas as informações necessárias estão organizadas e acessíveis.  

A estrutura do sistema de gestão empresarial é robusta, o que permite que a empresa tenha módulos que auxiliam na gestão e que podem ser inseridos dia após dia, conforme a escalabilidade do negócio. Justamente por isso, o software de gestão empresarial necessita de algumas etapas para que funcione em perfeitas condições. Ele também permite integração com outros sistemas, inclusive o Business Intelligence, conferindo agilidade e precisão, garantindo mais performance nas demandas.  

Módulos e Camadas de um sistema ERP  

O sistema ERP se divide em módulos que permitem diferentes visões de dados, que são armazenados de forma única e integrados:    

  • Departamental: trata-se de um módulo que permite que os processos de cada departamento (Estoque, Contábil, Faturamento, Financeiro, Compras, entre outros) sejam visíveis dentro de uma única tela. Isso permite que o usuário consiga controlar tudo de forma facilitada.   
  • Visão por segmento: neste caso, o módulo é específico do segmento em que o negócio atua. Isso porque cada área tem suas particularidades e necessita de módulos que atendam unicamente um processo daquele segmento. Estes módulos são chamados de verticais.  

Além dos módulos, o software de gestão empresarial também possui algumas camadas, que vão sendo aplicadas de acordo com o crescimento e necessidade da empresa.   

Camada de apresentação  

É nesta camada que o usuário interage com o ERP, pois é onde podem ser acessados os formulários, e campos de preenchimento das informações sobre cada setor da empresa. Além disso, ela funciona como a interface do sistema, pois é ali que são encontradas todas as opções disponíveis no software de gestão empresarial. Esta camada tem uma variação de empresa para empresa, que muda de acordo com o segmento e necessidade do negócio.  

Camada de armazenamento  

Como são muitos dados a serem coletados pelo ERP, é necessário que haja um local do sistema para armazenar tudo isso. Essa camada funciona como um banco de dados, que faz a leitura de arquivos como Excel, Word, Access, etc. de modo bruto, sem precisar de processamento.O Armazenamento é essencial para o funcionamento do sistema, além de garantir que as informações possam ser acessadas facilmente pelos usuários.  

Camada processamento  

Tudo o que é inserido na primeira camada do sistema de gestão empresarial, precisa ser processado para que os cálculos necessários sejam feitos e encaminhados aos setores responsáveis. Aliás, é aqui que a mágica acontece, pois os dados são transformados e integrados aos módulos para visualização dos usuários e armazenagem no banco.   

Além disso, é aqui que podemos mensurar a capacidade da ferramenta, pois quanto mais complexo for o software, ou quando mais módulos forem inseridos, mais exigirá do sistema de computação que funciona por trás dele.   

Como o ERP auxilia na gestão do seu negócio  

O ERP é um sistema de gestão empresarial que abrange muita informação e processo em uma empresa. Ele permite que a comunicação entre as áreas seja facilitada, melhorando o fluxo de trabalho entre os colaboradores. Por ser uma plataforma bem completa e robusta, ela acaba se tornando uma ótima aliada na tomada de decisão das áreas. Isso também faz com que os processos operacionais sejam automatizados, otimizando tempo e recursos, dando mais autonomia para trabalharem de forma estratégica.  

Além disso, o software de gestão empresarial oferece recursos que disponibilizam informações sobre a produtividade do time, contribuindo também para a gestão de pessoas e controle e acompanhamento dos processos.   

Vantagens de ter um sistema ERP na sua empresa  

O software de gestão empresarial é personalizado e precisa ser adaptado conforme as necessidades da empresa que contrata. Isso garante que você consiga implementar de acordo com os módulos disponíveis. Além disso, com o ERP ainda é possível integrar as filiais da sua marca, permitindo que todos tenham acesso às informações de maneira rápida e fácil e deixando comunicação entre as sedes mais efetiva.   

Aliás, a ferramenta é essencial para as rotinas do negócio, pois serve como base para uma alocação de recursos muito mais eficiente, contribuindo também para uma tomada de decisão mais rápida e assertiva. No entanto, estas são somente algumas das vantagens que já citamos sobre o ERP. Confira mais algumas a seguir.  

Otimização de processos  

O sistema de gestão empresarial permite que a maioria dos processos e tarefas operacionais sejam automatizados, agilizando as etapas. Isso também resulta na otimização de tempo e demandas, alocando recursos para operações mais estratégicas, reduzindo custos e tempo da equipe.  

Parametrização das informações  

Em uma empresa, independente do porte, há muitas informações girando o tempo todo. Sejam de vendas, compras, recursos humanos, ou qualquer outro setor que esteja inserido no sistema, é necessário que haja um padrão para que seja visível e compreensível para todos os níveis hierárquicos.   

E com um ERP isso é possível, pois o sistema reúne todos os dados, transformando-os em elementos que possam ser muito úteis para o andamento do negócio. Além disso, as informações são sempre as mais atuais, profundas e alinhadas com as necessidades do negócio.   

Redução de custos  

Um software de gestão empresarial tem um potencial muito positivo para a redução de custos da organização. Com a automatização das tarefas e das rotinas consideradas mais burocráticas, os gargalos operacionais são reduzidos, permitindo uma operação bem mais enxuta e direcionada no core business do negócio.   

Além disso, a integração de informações de diferentes áreas, o gestor consegue acompanhar melhor o fluxo de caixa e identificar também quais medidas seriam necessárias para reduzir custos sem prejudicar as estratégias em andamento da empresa.  

Flexibilidade e acesso remoto  

Ter uma ferramenta acessível de qualquer lugar do mundo é essencial, principalmente nos dias de hoje, em que muitas adversidades podem atrapalhar a rotina diária dos negócios, como a pandemia. O ERP é muito flexível e permite que o fluxo de informações seja acessado remotamente e em tempo real. Com isso, os tomadores de decisões têm seu trabalho otimizado, agilizando decisões, e identificando pontos de atenção que precisam ser melhorados estrategicamente.   

Segurança dos dados  

O sistema de gestão empresarial permite que sejam criados níveis de acessos para os usuários, controlando quem pode visualizar, inserir ou editar alguma informação. Além disso, é possível definir quem tem acesso a determinados módulos considerados confidenciais, como por exemplo o da área de Recursos Humanos.   

Aliás, por ser um único sistema que trabalha de forma integrada com todos os departamentos da organização, garante muito mais segurança aos dados do negócio.  

Escalabilidade  

Estar sempre atento para o mercado e o futuro do negócio é essencial na hora de adquirir um software de gestão empresarial Isso porque a medida que a organização vai crescendo, novas necessidades surgem e um software precisa ser adaptável a esse cenário. A notícia boa é que o ERP é totalmente escalável e novos módulos podem ser implantados conforme a empresa cresce.   

Relatórios unificados  

Como o sistema reúne diversas informações de todos os setores da organização, a emissão de relatórios pode ser feita de forma unificada e disponível a qualquer momento. Essa função permite que dados sejam analisados e comparados sem necessitar de um monte de planilhas complexas. Além disso, é possível obter níveis mais profundos de insights para o planejamento das estratégias da operação.   

Conclusão  

Com tanta informação, não há dúvidas de que um software de gestão empresarial seja uma ferramenta essencial dentro de um negócio de sucesso. A ferramenta oferece recursos que melhoram as atividades de todos os setores, além de otimizar processos, reduzir custos e ser totalmente escalável.