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13/10/2021 11h41 - Atualizado em 13/10/2021 11h41

 

Os provedores de serviços modernos precisam fornecer a mais alta qualidade de serviço aos seus clientes — e ainda fazer isso com orçamentos apertados e uma pressão cada vez maior de prazos. Tal como os seus clientes, os prestadores de serviços operam hoje em um ambiente de negócios em constante mudança, graças à progressiva digitalização da sociedade e da economia.

 

 

Se você deseja acompanhar o mercado e aproveitar as novas oportunidades trazidas pela tecnologia, você precisa ter controle total sobre seus projetos de serviços, desde a aquisição até o contrato de manutenção. E a melhor forma de fazer é por meio de um software ERP.

 

 

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Plannning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, e o software ERP é exatamente isso: um sistema central onde todos os processos do seu negócio de serviços podem ser gerenciados.

 

O ERP já existe há algum tempo no mercado: hoje, é impossível pensar em uma empresa de manufatura que não possua um sistema implantado para gerenciar sua produção. No entanto, enquanto já é um componente fundamental na indústria, o ERP ainda está conquistando seu espaço entre os comerciantes e as empresas de serviços — um espaço cada dia maior.

 

O uso de um software ERP pelos prestadores de serviços oferece inúmeros benefícios. O ERP é muito mais do que um sistema para facilitar sua contabilidade; ele integra totalmente as principais áreas funcionais do negócio, incluindo Finanças, Recursos Humanos, Vendas, Marketing, Logística e muito mais.

 

Com o ERP, os provedores de serviços deixam de possuir uma infraestrutura de gestão suportada por processos manuais e uma infinidade de aplicativos de negócios não integrados para reunir em um único local tudo que precisam para tornar a operação mais eficiente e barata.

 

Mas se você, gestor de uma empresa de serviços, ainda está na dúvida, chegou ao lugar certo! Preparamos um material especial para mostrar a importância do uso de um ERP para o seu tipo de negócio, explicando como o sistema proporciona cada um dos seus benefícios. Além disso, apresentaremos o SAP Business One, a versão do ERP mais famoso do mundo que atende exatamente às suas necessidades e cabe no bolso da sua empresa.

 

Acompanhe conosco e boa leitura!

 

2. SAP para prestadores de serviços: conheça os benefícios

 

Qualquer empresa de serviços tem como objetivo oferecer serviços personalizados e altamente qualificados aos seus clientes. Por natureza, essas organizações são orientadas a projetos, ou contas, o que adiciona uma camada extra de compexidade à gestão do negócio. Essa complexidade geralmente levava os prestadores de serviços a enfrentar muitos desafios, especialmente considerando a falta de integração entre os vários sistemas utilizados.

 

Com a implementação de um ERP, eles podem superar os desafios de optar por diferentes conjuntos de software para cada função. Um ERP ajuda você a otimizar todas as operações de negócios, desenvolvendo uma solução sob medida que se adapta às necessidades específicas de cada organização de serviços.

 

Isso pode trazer mudanças de alto nível em seu fluxo de trabalho, já que o ERP desempenha o papel de um software eficiente e robusto gerenciando a implementação de cada nova conta, a manutenção de despesas e maximizando a utilização de recursos.

 

Com um ERP, os prestadores de serviços podem se beneficiar com os seguintes recursos:
  • Controle completo de recursos : um software ERP facilita a transparência e o planejamento de alta qualidade para agendar os projetos de serviço;
  • Gestão de custos : o ERP permite que as taxas de cobrança sejam cuidadosamente rastreadas e gerenciadas para garantir que os serviços prestados sejam faturados corretamente com base no tempo gasto e no nível de serviço prestado;
  • Gestão de relacionamento com o cliente: o sistema ERP ajuda a avaliar o orçamento do negócio em um piscar de olhos e verificar o andamento do seu projeto de serviços;
  • Supervisão de projetos: um software ERP inicia melhores comunicações em vários projetos em vários locais, melhorando assim a visibilidade nas organizações;
  • Integração de dados: o ERP reduz a carga administrativa dos sistemas com a criação de fluxos de trabalho automáticos que transferem dados críticos de um departamento para outro.

 

Embora uma empresa de serviços possa sobreviver sem uma solução ERP, ela não pode prosperar sem uma — e aqui está o motivo: os prestadores de serviços hoje devem gerenciar com eficiência suas operações do início ao fim. O uso dos recursos listados anteriormente, juntamente com muitos outros oferecidos pelos melhores ERPs, proporciona os seguintes benefícios:

 

1. Mais flexibilidade e escalabilidade

 

A entrega de valor em soluções de serviços profissionais depende da capacidade de abordar os pontos problemáticos exclusivos. Quer um projeto deva ser concluído dentro de um prazo específico ou obedecer a um orçamento limitado, as empresas de serviço devem ser capazes de aliviar essas circunstâncias para serem capazes de entregar um ROI alto aos seus clientes.

 

As soluções ERP oferecem agilidade inerente às opções de implantação e aplicação, além de permitir acesso adicional aos dados em tempo real. Os sistemas fornecem recursos que ampliam a capacidade de dimensionar sua solução de acordo com seu crescimento, sem que você tenha que fazer altos investimentos para isso.

 

2. Visibilidade operacional

 

O ERP para prestadores de serviços fornece às empresas nessa vertical uma valiosa “fonte única da verdade” para suas operações. As soluções unem conexões entre fluxos de dados de silos distintos para permitir uma visão geral precisa dos processos em andamento. Ao integrar os vários aplicativos envolvidos em um sistema, o software ERP abrangente permite que você capture e analise informações de todos os segmentos de seu negócio.

 

As ferramentas de relatório em soluções modernas do ERP produzem atualizações abrangentes sobre finanças e outras métricas em evolução do projeto, conforme informações relevantes são capturadas. Esses recursos capturam e fornecem os dados de que você precisa para que tome decisões de negócios informadas com base em relatórios detalhados de seus processos.

 

3. Comunicação integrada

 

O software ERP moderno permite a comunicação instantânea e contínua entre unidades de negócios e segmentos de clientes, anteriormente bloqueados por formas tradicionais de interação. O ERP para prestadores de serviços fornece conectividade contínua entre unidades dentro de suas operações internas e externas que oferece suporte a transferência bidirecional imediata de dados críticos.

 

Os aplicativos remotos e móveis implantados por meio de soluções modernas de ERP em nuvem permitem novos métodos de interação e que você reconcilie as operações de back-office com os processos de gerenciamento de relacionamento com o cliente (front-end) e outras tarefas voltadas para o futuro. Os dados de suporte e atendimento ao cliente são fornecidos em tempo real para permitir a comunicação imediata com as principais partes interessadas, conforme necessário, e permitir tempos de reação mais rápidos.

 

4. Gestão financeira eficaz

 

Melhorar a entrega de dados compilados de fontes descentralizadas fornece medidas de rastreamento financeiro mais precisas para toda a sua organização. O software ERP oferece relatórios fiscais aprimorados para todas as funções integradas ao seu sistema , de modo que todas as informações relevantes sobre as transações do seu negócio possam ser rastreadas e mantidas em uma única estrutura.

 

Uma visão abrangente e consistente de todos os seus dados financeiros que são capturados e fornecidos sob demanda permite que você garanta o gerenciamento de custos eficaz em toda a sua cadeia de valor. Os dados são capturados em tempo real para produzir faturas detalhadas para cada projeto e manter o controle das horas faturáveis ​​por planilha de horas do funcionário.

 

5. Automação de processos

 

A remoção de processos manuais agiliza as operações, mitigando tempo e custos financeiros, bem como ocorrências de erro do usuário. O software ERP otimiza os ciclos de vida do projeto e auxiliam na colaboração entre os membros da equipe durante as atribuições. A solução permite que você supervisione o status do projeto em tempo real e identifique e reaja rapidamente às situações à medida que surgem.

 

Recursos adicionais de automação que podem ser implantados incluem marketing, vendas e finanças, todos os quais permitem que você alinhe as funções de cada unidade de negócios com os objetivos organizacionais centrais. Essas ferramentas permitem que você rastreie e mantenha todos os estágios do ciclo de vida de um cliente e obtenha resultados dentro de prazos precisos.

 

3. SAP Business One: a melhor escolha para pequenos e médios prestadores

 

Nem todos os ERPs são criados iguais — e quando se trata de um sistema para prestadores de serviços não há dúvidas de que o SAP Business One é a melhor opção.

 

A SAP é líder mundial de mercado e tecnologia em software de aplicativos corporativos para clientes e servidores, fornecendo soluções para empresas de todos os tamanhos e setores da indústria. Fundada originalmente na Alemanha, a SAP agora está presente em mais de 130 países em todo o mundo com seu ERP.

 

O SAP Business One é uma delas. Se trata de uma solução acessível e integrada de planejamento de recursos empresariais projetada para permitir o crescimento de pequenas e médias empresas (PMEs), agilizando os processos de negócios, fornecendo informações em tempo real e ajudando a impulsionar o desempenho geral dos negócios.

 

O SAP Business One foi projetado especificamente para empresas de pequeno a médio porte que não podem mais ser suportadas por processos estritamente manuais. O sistema soluciona alguns dos problemas específicos dos negócios de prestadores de serviços, como entrada de dados redundantes, relatórios inadequados ou desafios de vendas devido à falta de visibilidade das contas dos clientes.

 

Alguns dos recursos padrão "prontos para usar" que vêm junto com o SAP Business One incluem:
  1. Gestão financeira
  2. Vendas e gestão de clientes
  3. Controle de compras e estoque
  4. Business Intelligence
  5. Análise e relatórios
A seguir, falaremos em detalhes sobre cada um deles.

 

 

1. Gestão financeira

 

SAP Business One inclui ferramentas de gestão financeira para agilizar as operações contábeis de sua empresa. Por meio dele, você fortalecerá as habilidades de tomada de decisão de sua equipe, melhorando suas margens e reduzindo erros contábeis.

 

As ferramentas de gestão financeira do SAP Business One automatizam os procedimentos contábeis, incluindo lançamentos e contas a receber / pagar. Além disso, o gerenciamento financeiro do SAP Business One ajuda a gerenciar o fluxo de caixa, rastrear ativos fixos e monitorar projetos de maneira econômica.

 

O gerenciamento de ativos fixos do SAP Business One elimina a necessidade de entrada repetida de dados, utilizando funções virtuais. Enquanto isso, a reconciliação bancária processa reconciliações e pagamentos de forma rápida e eficiente.

 

Finalmente, as ferramentas de gestão financeira do SAP Business One incluem relatórios e análises financeiras, que coletam e relatam dados em tempo real.
  • Contabilidade
  • Controladoria
  • Gestão de ativos fixos
  • Reconciliação bancária
  • Relatórios e análises financeiras

 

2. Vendas e gestão de clientes

 

O SAP Business One oferece ferramentas robustas de gerenciamento de vendas e clientes para que você possa gerenciar e monitorar cada etapa de seu processo de vendas com eficiência. Ele também oferece ferramentas de gerenciamento de campanha de marketing para que você possa criar, gerenciar e analisar as atividades e gastos de marketing do seu negócio.

 

As ferramentas de vendas e gerenciamento de clientes também oferecem relatórios e análises em todas as fases do processo de vendas.
  • Gestão de vendas e oportunidades
  • Gestão de campanhas de marketing
  • Gestão de clientes
  • Gestão de serviços
  • Relatórios e análise

 

3. Controle de compras e estoque

 

O SAP Business One fornece às empresas ferramentas úteis de controle de compras e estoque que gerenciam seus recebimentos, pagamentos, devoluções e faturas. O controle de compras e estoque do SAP Business One fornece processos de aquisição, como solicitações de requisição e gerenciamento de devoluções, e melhoram o processo de auditoria ao combinar documentos e lidar com moedas diferentes.

 

O recurso de gerenciamento de dados mestre inclui análises centralizadas de saldo e compras e mantém o controle de informações de compras de itens individuais. A integração entre estoque e contabilidade cria automaticamente faturas de contas a pagar com base em pedidos e recibos. Por meio do SAP Business One, você pode sincronizar seus recebimentos para ter controle total sobre o planejamento de compras.

 

Com contas a pagar, você pode otimizar sua cadeia de suprimentos e reduzir custos, mantendo o controle de faturas, cancelamentos e notas de crédito. Enquanto se mantém atualizado com as compras, sua empresa pode se planejar melhor para atender às suas necessidades de suprimentos.

 

O controle de compras e estoque também gera relatórios com base em dados em tempo real e dá acesso conveniente aos proprietários de negócios. Você pode visualizar seus relatórios via desktop ou até mesmo telefone celular.
  • Compras
  • Gerenciamento de dados mestre
  • Integração de estoque
  • Contas a pagar
  • Relatórios

 

4. Business Intelligence:

 

Por meio do SAP Business One, os prestadores de serviços ganham a capacidade de acessar dados, criar relatórios e visualizá-los em vários layouts personalizáveis. A capacidade de sua empresa de acessar dados e criar relatórios exige muito pouca sobrecarga de TI, para que sua empresa possa acessar tudo o que você precisa de forma rápida e conveniente.

 

O SAP Business One também oferece análises interativas que ajudarão as empresas a receber insights financeiros. Ele oferece ferramentas intuitivas, como assistência de pesquisa, e você também pode criar alertas com base no fluxo de trabalho de sua empresa. Você poderá acessar seus dados e obter insights sobre como melhorar seus negócios com mais rapidez.

 

A análise do SAP Business One melhora a visibilidade do saldo de caixa e as vendas por meio de indicadores de desempenho. Ele também facilita a avaliação e a análise de seus dados, incluindo ferramentas de visualização poderosas, perfeitas para prestadores de serviços.
  • Criação e personalização de relatórios
  • Análise interativa
  • Ferramentas intuitivas
  • Métricas predefinidas automatizadas

 

4. Como adquirir o SAP Business One

 

O preço do SAP Business One varia para tipos de implantação, número de licenças e versões diferentes. Para começar, as empresas de serviços têm a opção de adquirir o SAP Business One implantado no local a um custo único por licença ou implantado na nuvem a um custo mensal por usuário.

 

Nesta seção, cobriremos tudo que você precisa saber sobre adquirir o sistema. Acompanhe!

 

4.1. Licença única (no local)

 

A compra das licenças individuais não cobre a manutenção anual que pode ser necessária, incluindo correções de bugs de software, atualizações e lançamentos de patches. Cada pacote inclui uma licença, portanto, se você deseja comprar o pacote para várias pessoas, multiplique o preço do pacote pelo número de usuários.

 

As versões para compra única incluem:

 

Profissional: a licença de usuário profissional fornece às empresas acesso ilimitado a todos os recursos do SAP Business One, incluindo gerenciamento financeiro, vendas e gerenciamento de clientes, compras e controle de estoque e muito mais.

 

Limitada: as licenças de usuário limitadas têm acesso limitado a uma área profissional específica. Por exemplo, os funcionários financeiros acessariam a licença de usuário limitada para os serviços de contabilidade financeira do SAP Business One.

 

Você pode atualizar seus pacotes a qualquer momento, portanto, se você iniciar seu negócio com o pacote limitado, poderá eventualmente atualizar para a licença de usuário profissional e obter acesso a tudo o que o SAP Business One tem a oferecer.

 

4.2. Assinatura mensal (nuvem)

 

O modelo de assinatura é pago mensalmente e ainda inclui os diferentes níveis de Professional e Limitada. Ao contrário do modelo de custo único, a assinatura inclui manutenção anual.

 

Se você estiver comprando o licenciamento em nuvem para vários usuários, precisará calcular suas despesas mensais multiplicando o número de usuários pelo custo da assinatura mensal. A versão hospedada na nuvem para SAP Business One requer um mínimo de três usuários para um compromisso de um ano e não inclui implementação ou treinamento.

 

Além do custo de aquisição de uma licença única ou assinatura mensal, as empresas também precisam pensar no custo da implementação do ERP.

 

Conclusão

 

Independentemente do modelo de pagamento, você deverá usar um consultor SAP certificado, como a H&CO, para implementar SAP Business One. Os consultores da H&CO podem oferecer tudo que você precisa saber para definir licenças, hardware e implementação do SAP Business One.

 

Se você precisar de informações adicionais sobre preços individuais ou tiver dúvidas sobre licenciamento e serviço, entre em contato conosco! Estamos prontos a ajudar sua prestadora de serviços a avançar para o próximo nível.